Mã số mã vạch là một công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu để quét thông tin đối với các sản phẩm/hàng hóa được in mã số mã vạch trên bao bì. Tuy nhiên, do nhiều doanh nghiệp chưa rõ quy định pháp luật về thủ tục đăng ký mã số mã vạch nên việc thực hiện đăng ký khá khó khăn. Nắm được nhu cầu đó, Sky Eye xin cung cấp thông tin và tiến hành trọn gói thực hiện dịch vụ về “Thủ tục đăng ký mã số mã vạch” một cách chính xác và hiệu quả nhất đến quý khách hàng.
Đối với các doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh, sản xuất, phân phối hàng hóa sản phẩm thì việc đăng ký mã số mã vạch là thủ tục cần thiết.
THIẾU HÌNH
1. Mã số mã vạch là gì?
Trước khi trình bày chi tiết về cách đăng ký mã vạch sản phẩm, Sky Eye sẽ trình bày một số khái niệm liên quan:
Một số khái niệm cần biết về mã số mã vạch:
Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số (hoặc dãy chữ và số), sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được. Trong quản lý hàng hoá người ta gọi dãy số và dãy vạch đó là mã số mã vạch của hàng hoá.
- Mã số là một dãy các chữ số dùng để phân định vật phẩm, địa điểm, tổ chức.
- Mã vạch là một dãy các vạch thẫm song song và các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sao cho máy quét có thể đọc được.
- EAN là tên của tổ chức mã số mã vạch quốc tế trước tháng 2 năm 2005.
- GS1 là tên của tổ chức mã số mã vạch quốc tế từ tháng 2 năm 2005 đến nay.
- Mã số EAN là mã số tiêu chuẩn do tổ chức mã số mã vạch quốc tế quy định để áp dụng chung trên toàn thế giới.
Giấy phép nhập khẩu là gì, có bắt buộc phải xin không? Mời Quý bạn đọc theo dõi bài viết Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu
2. Các loại mã số mã vạch được cấp và quản lý
2.1. Các loại mã số mã vạch được cấp và quản lý thống nhất
- Mã doanh nghiệp: là dãy số gồm mã quốc gia và số phân định tổ chức/doanh nghiệp, gồm từ bốn đến bảy số tiếp theo.
- Mã số rút gọn (EAN 8): là dãy số có tám chữ số quy định cho vật phẩm (sản phẩm) có kích thước nhỏ, gồm mã quốc gia, số phân định vật phẩm và một số kiểm tra.
- Mã số địa điểm toàn cầu (GLN): là dãy số có mười ba chữ số quy định cho tổ chức/doanh nghiệp và địa điểm, gồm mã quốc gia, số phân định tổ chức/doanh nghiệp hoặc địa điểm và một số kiểm tra.
2.2. Các loại mã số mã vạch do tổ chức/doanh nghiệp tự lập để sử dụng
Sau khi được cấp mã số doanh nghiệp, gồm:
- Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN);
- Mã số địa điểm toàn cầu (GLN);
- Các loại mã số cho đơn vị hậu cần, tài sản hoặc đối tượng khác khi có nhu cầu sử dụng.
2.3. Mỗi tổ chức/ doanh nghiệp được đăng ký sử dụng một mã doanh nghiệp.
Trong trường hợp đặc biệt, một tổ chức/doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hơn một mã doanh nghiệp khi chứng minh đã dùng hết quỹ số được cấp. Khi đăng ký sử dụng thêm mã doanh nghiệp, tổ chức/doanh nghiệp phải làm thủ tục như đăng ký cấp mã lần đầu và kèm theo thuyết minh đã sử dụng hết quỹ số được cấp.
3.Ý nghĩa của Mã số mã vạch?
Đúng như tên gọi, mã số mã vạch của hàng hóa bao gồm 2 phần: phần mã vạch và phần mã số. Mã số giúp con người có thể nhận diện được hàng hóa; mã vạch giúp máy quét đọc được khi đưa vào quản lý hệ thống. Mã số mã vạch trên sản phẩm là một trong những dấu hiệu đặc biệt để phân biệt hàng giả, hàng nhái cũng như xuất xứ của sản phẩm.
Việc đăng ký mã số mã vạch không những là cơ sở để doanh nghiệp bảo vệ sản phẩm, hàng hóa của mình mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quản lý hàng hóa của mình thông qua mã số, giúp đạt hiệu quả trong kinh doanh. Đồng thời có mã số mã vạch trên sản phẩm cũng là một cách thức khẳng định giá trị doanh nghiệp và tăng niềm tin sử dụng hàng hóa đối với khách hàng.
4. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch
4.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:
- Bản đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu);
- Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch;
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ;
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cá thể.
Số lượng hồ sơ: 02 bộ
4.2. Bước 2: Kê khai hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin
Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.
4.3. Bước 3: Nộp hồ sơ
Sau khi kê khai thông tin tại bước 2, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Kèm theo hồ sơ Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên.
Mức nộp lệ phí có thể tham khảo tại bài viết: Lệ phí cấp, duy trì mã số mã vạch từ ngày 01/07/2016 https://luatvietan.vn/le-phi-cap-duy-tri-ma-ma-vach-tu-ngay-01072016.html.
Cơ quan nộp: Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp
Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt
4.4. Bước 4: Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời.
Sau khi Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ và phí đầy đủ thì Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo đến đơn vị mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị để đơn vị có thông tin mã số mã vạch để thể hiện trên sản phẩm.
Thời hạn xử lý: Trong vòng 5-7 ngày làm việc.
4.5. Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm
Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.
Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.
Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.
4.6 Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch.
Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời và sau khi thực hiện đầy đủ bước 5, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ đến Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc Giấy chứng nhận mã số mã vạch.
5. Lệ phí đăng ký, sử dụng mã số mã vạch
Thứ nhất, phí cấp sử dụng mã số mã vạch:
| STT | Phân loại phí | Mức thu (đồng/mã) |
| 1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng) | 1.000.000 |
| 2 | Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) | 300.000 |
| 3 | Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) | 300.000 |
Khi nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm nộp phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch.
Thứ hai, duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)
| STT | Phân loại phí | Mức thu (đồng/năm) |
| 1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 | |
| 1.1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm) | 500.000 |
| 1.2 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm) | 800.000 |
| 1.3 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm) | 1.500.000 |
| 1.4 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm) | 2.000.000 |
| 2 | Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) | 200.000 |
Khi nhận được Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch cho năm đầu tiên, các năm tiếp theo, thời hạn nộp phí chậm nhất là ngày 30 tháng 6 hàng năm.
6.Những câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký mã số mã vạch
Câu 1: Cá nhân có đăng ký sử dụng mã vạch cá nhân được không?
Thực tế quy định hiện nay, cá nhân chưa đăng ký mã số mã vạch được mà muốn đăng ký mã số mã vạch thì cá nhân đó phải tối thiểu thành lập hộ kinh doanh cá thể hoặc thành lập công ty TNHH, Công ty Cổ phần
Câu 2: Sky Eye có cung cấp dịch vụ tư vấn, đăng ký sử dụng mã số mã vạch không? Trình tự dịch vụ đăng ký mã số mã vạch cho hàng hóa như thế nào?
Sky Eye có cung cấp dịch vụ đăng ký sử dụng mã vạch. Thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩmtại Sky Eye Group đi theo trình tự sau:
Sky Eye Group là công ty chuyên cung cấp thủ tục đăng ký mã số mã vạch. Trình tự Sky Eye thực hiện như sau:
- Thu thập thông tin từ khách hàng để tiến hành tư vấn đăng ký mã vạch một cách chi tiết và cụ thể;
- Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị các hồ sơ, thông tin cơ bản để Sky Eye có thể thực hiện các thủ tục;
- Sky Eye tiến hành các thủ tục khi đã nhận đủ hồ sơ khách hàng cung cấp;
- Tư vấn cho khách hàng những điều cần lưu ý khi thực hiện thủ tục;
- Bàn giao kết quả.
Câu 3: Có thể cho công ty khác sử dụng chung mã số mã vạch đã đăng ký hay không?
Trong cấu tạo mã số mã vạch có mã doanh nghiệp và doanh nghiệp được cấp một mã số doanh nghiệp nên việc cho công ty khác sử dụng chung mã số mã vạch là không khả thi.
Câu 4: Thời hạn của giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch?
Hiện nay theo quy định mã số mã vạch có hiệu lực trong vòng 3 năm nhưng trong thời gian các năm đó bên bạn phải đi thực hiện thủ tục đóng phí duy trì và thời hạn đóng phí duy trì là trước ngày 30/6 hàng năm.
Nếu sau khi hết 3 năm sẽ phải thực hiện thủ tục cấp mới mã số mã vạch nhưng khi thực hiện cấp mới lại mã số mã vạch này không cần đóng phí cấp mới mã số mã vạch như lần đầu
7.Dịch vụ pháp lý của Sky Eye
Bài viết đã trình bày một số vấn đề pháp lý cơ bản về mã số doanh nghiệp và thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan về mã số mã vạch nói chung và quy trình đăng ký sử dụng mã số mã vạch nói riêng, hãy cân nhắc lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn, đăng ký mã số mã vạch của Sky Eye chúng tôi.
Sky Eye group là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp nói chung và đăng ký mã số mã vạch nói riêng, Sky Eye group đã và đang được rất nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn đồng hành với đội ngũ chuyên viên pháp lý vững chuyên môn, làm việc tận tình. Để biết thêm thông tin về Phí dịch vụ đăng ký mã vạch cũng như bảng giá đăng ký mã vạch, hãy liên hệ với Sky Eye để được hướng dẫn, hỗ trợ một cách tốt nhất:
